COVID-19更新:“新常态” –便利在家工作的安排

鉴于COVID-19大流行,许多员工及其雇主现在正在适应在家工作(“ WFH”)安排的“新常态”。此更新为雇主审查其WFH做法列出了重要的法律和实践考虑因素。

物流方面的考虑

许多公司都有适用于WFH安排的现有政策,但是在起草这些政策时并未考虑到大流行性计划。应审查和修订现有政策,以确保它们在WFH的长期安排中满足员工的独特需求。没有关于WFH安排的政策的雇主应考虑制定一项政策,为员工的行为提供明确的期望,并为公司财产和机密信息提供保护。

技术政策

鉴于严重依赖技术来促进成功的WFH安排,雇主应审查其技术政策以确保(a)员工配备了维持其工作职责所需的设备,(b)拥有所有权,隐私权和可接受的使用期望对于设备和存储在设备上的信息,都应明确;以及(c)对于与技术相关的购买和支出有资格获得报销,有明确的规定。

费用报销政策

Employers should review their expense reimbursement policies to ensure they adequately 地址 the various expenses that may arise from a WFH situation, including internet, equipment, technological infrastructure, mobile phone bills and software upgrades. While an employer may decide to implement or expand upon its eligible expense reimbursements for the duration of the COVID-19 pandemic, it may not necessarily be appropriate or expected where employees were occasionally working from home prior to the pandemic and already have unlimited home internet plans. 

公司财产/信息的保密和保护

实际上,许多WFH方案都涉及减少对机密信息,文档存储和数据保护的控制,这通常是由于在办公室外拥有和复制材料(包括通过在个人设备上进行打印,扫描或存储)所致。为了将这些风险降到最低,雇主需要为持续保护公司财产和机密信息设定明确的期望。为此,应审查保密和隐私政策,以确定它们是否包括有关以下方面的规则:

  • 将公司信息安全地存储在个人设备和个人住宅中,无论是临时的还是永久的,以及通过电子或物理存储机制。
  • 手动或电子复制材料。
  • 电话,笔记本电脑,大容量存储设备和其他设备(无论是公司拥有的还是个人的)上的密码和加密要求。
  • 将公司设备用于个人目的。
  • 通过确保屏幕对其他人不可见来保护电子屏幕的隐私。
  • Directions regarding the conduct of business-related 电话 or video conferencing calls in public spaces.
  • 使用受保护并受密码保护的个人Wi-Fi网络有助于防止外部干扰和公司财产风险。
  • Clear reporting lines and processes in the 事件 of a possible or known security breach.
  • 处置或销毁公司记录和信息的过程。
  • 员工为保护雇主的设备,记录和材料免遭未经授权的访问,使用或破坏的保证。

应向员工明确传达政策,并提供培训以确保所有员工都了解其义务。

问责制

在WFH的长期安排中保持员工生产力对于可持续成功至关重要。随着工作场所向这一“新常态”过渡,应提醒员工,无论工作场所如何,定期的绩效期望都将继续。

跟踪工作时间

鉴于WFH情况下缺乏直接的监督,雇主需要非常注意加班和工作时间。如果员工有加班资格,则雇主应清楚工作时间的参数和加班政策,包括加班时间需要预先批准的地方。但这通常是不够的–雇主还需要积极地监控员工的工作时间,以确保员工相对于工作时间处于限制范围之内,并且不容忍未经批准的加班。休息时间,进餐时间和最长工作时间也是如此。

监视,鼓励和解决生产力

当员工不再向办公室报告时,可以继续衡量工作效率。我们建议雇主考虑以下方法来跟踪工作效率:

  • 规定要求所有员工都可以工作的可用时间范围。这可以反映出他们通常在工作场所的时间,尽管可能需要根据孩子和家庭的义务进行调整。
  • 要求员工跟踪工作时间并定期向主管报告工作时间。
  • 通过让主管和经理设定期望并表达他们所关注的问题来保持问责制。
  • 安排例行电话会议以维持员工一周的工作沟通渠道。
  • 提供协助以确保员工感到支持,并为成功完成WFH安排做好了准备。

在大多数情况下,员工在一天中的指定时间登录并不能保证他们的生产率,并且退出工作系统的员工可能仍处于脱机状态。最终,对员工的工作以及在WFH环境中完成工作可能需要的时间有透彻的了解对于确定是否存在绩效问题很重要。 

雇主必须考虑如何使雇员承担责任,并尽可能减少对效率的降低。雇主应继续其常规程序进行员工监督,评估和纪律。经理和主管必须继续与员工核对并记录问题,特别是如果他们认为自己的标准期望未得到满足时。

不应因为COVID-19而放弃正常的绩效流程。如果员工不能有效地开展工作,则雇主应继续其标准做法,并执行他们在工作场所采取的措施。这将激励员工保持工作量和质量。绩效管理流程通常包括定期评估,绩效改进计划(PIP),并且在适当情况下可能会升级为渐进式纪律措施。

健康,安全和工人赔偿

随着员工转向以家庭为基础的工作场所,雇主应考虑促进工作场所健康和安全的方法。

雇主应向雇员办理入住手续,以确保他们的家庭工作场所安全,无危险并提高生产率。雇主可以考虑对WFH安排实施最低标准。雇主可以要求雇员提交其工作场所的照片,以确保符合雇主的期望。雇主还可以考虑让雇员订立协议,该协议规定了对其家庭工作场所的健康和安全的期望。

雇主还应考虑家庭工作区是否已投保。许多雇主责任政策将包括WFH安排,但这应得到验证。雇员也可以选择参加其个人住房保险。

无论员工是在家工作还是亲自工作,每位雇主都应采取一些重要措施,鼓励员工跟进,以保持工作场所的健康和安全。这些做法可减轻传播COVID-19的风险,其中包括:

  • 保持良好的卫生习惯并定期洗手。
  • 通过定期对设备和表面进行消毒来保持干净的工作空间。
  • 整合休息和休息时间。
  • 通过保持其他人之间的空间并最大程度地减少社会接触来实践社会疏离。

魁北克

根据CNESST的说法,在魁北克,在工作过程中被COVID-19感染的工人可能有权获得《关于工业事故和职业病的法律》(AIAOD)规定的常规福利和服务。为此,工人必须首先去看医生。医生将做出诊断,通知雇主并完成工人的索赔,以便将其提交给CNESST。为了使要求被接受,工人必须证明他们在工作中或工作过程中与病毒接触。 CNESST坚持认为,重要的是要最终证明工作联系。这也意味着间接污染(例如,如果家庭成员被感染并传染给工人)是不能赔偿的:只有在工作中患上这种疾病的工人才能得到相应的补偿。没有关于二次接触的索赔。最后,与其他类型的工伤一样,寻求工伤赔偿的工人必须填写“工人索赔表”,并将其连同医疗证明一起寄给CNESST。

不列颠哥伦比亚省

在不列颠哥伦比亚省,WorkSafeBC已发布 指导 关于员工成为WFH时的健康和安全责任。尤其是,雇主应确保他们对WFH拥有基本的健康和安全政策,并且各方都应了解其角色,职责和责任。该政策至少应要求员工对工作场所进行评估,并向经理报告任何危害。在家工作政策中要考虑的其他项目包括安全疏散协议;在紧急情况下如何联系雇主;讨论安全的工作场所惯例以及如何报告任何与工作有关的事故或伤害;和人体工程学方面的考虑。 WorkSafeBC还重申,许多健康和安全角色,权利和责任仍然适用于在家工作的情况,包括报告工作场所受伤情况,工人遵守安全工作程序的责任以及如果工人单独工作或在办公室工作时的登机程序。隔离。

艾伯塔省

艾伯塔省 职业健康与安全法 适用于大多数员工,并规定雇主必须尽其所能来保护工作场所工人的健康,安全和福祉。

当工人因受雇而签定COVID-19时,他们可能有权获得艾伯塔省工人赔偿委员会的赔偿。为了要求赔偿,工人必须证明:(1)工作性质易受感染。 (2)工作的性质是造成这种状况的原因,或增加了接触的风险。索赔将根据每种情况的具体情况确定。对于签有COVID-19并从事基本服务工作的工人,可能会提出索赔。如果工人有症状但没有可确认COVID-19的医疗报告,则委员会可以接受这些索赔。

此外,在家庭工作安排中工作的个人(包括在隔离期间的临时工作)也可能属于工人的补偿制度。当这些安排由雇主授权时,承保范围通常仅适用于定义的工作空间。如果个人因可能与工作有关的家庭工作安排而受伤或生病,则雇主和工人必须将其报告给工人赔偿委员会。为了确定伤害是否与工作有关并因此得到赔偿,工人赔偿委员会将评估是否:

  • 活动是在工作时间进行的;
  • 该活动是为了雇主的利益;
  • 工人得到了一定的报酬;
  • 由于当时的工作,该工人当时在太空中。
  • 雇主批准了工作安排;和
  • 伤害源于使用雇主提供的设备和/或材料。

安大略省

工作场所的健康和安全要求已转移到WFH安排中。安大略省 职业健康与安全法 要求雇主“在适当情况下采取一切合理的预防措施保护工人。”雇主可以考虑为员工提供指导,以减轻WFH安排中的安全风险。雇主可能还需要考虑提供满足员工个性化需求的专用设备。

安大略省 工作场所安全和保险法 适用于远程工作安排。在WFH安排期间发生伤害的情况下,员工应以与在常规工作区发生事故时相同的方式报告这些事件。在安大略省,工作场所安全和保险委员会(WSIB)允许工人就因工作而产生的COVID-19福利提出索赔。这些索赔将根据具体情况确定,并将考虑所有相关情况。这些索赔的确定将基于以下方面:(1)雇用COVID-19的合同所产生的雇佣风险,而公众没有承受该风险; (2)董事会确认工人的COVID-19。这两个方面的证明可能表明,工人的就业对其疾病有重大贡献。即使索赔不符合这些要素,仍将对其进行审查和考虑。

以下因素也可能指导这些权利要求的裁决:

  • 由就业创造的与COVID-19签订合同的风险的性质:这包括考虑是否在工作场所中发现了COVID-19的来源。它还将审查就业和工作活动的性质是否使工人处于感染其他人或物质的疾病的风险中。这包括在工作中是否可能通过传染性物质的传播来传播COVID-19。
  • 确认工人的COVID-19状况:这包括考虑暴露于COVID-19的时间表和工人患病的开始时间是否反映了工作场所中的COVID-19。它还包括是否已确认工人的医疗诊断。如果没有医疗确认,将考虑工人的症状在临床上是否与COVID-19的症状相符,以及是否经过医疗专业人员的评估来验证。

最终,WSIB将考虑就业是否是开发COVID-19的工人的重要因素。还应考虑工人的就业环境,工作职责和使用防护设备。

育儿和家庭状况住宿

With schools out across the 国家, the reality for many employees is that they are working from home while their children are home. Many employees also may have relatives who will rely upon them as a caregiver during the pandemic. It is important for employers to understand their legal obligations relating to requests from employees for accommodation in these situations.

人权考虑

在除魁北克以外的所有辖区中,人权立法都禁止基于家庭身份的就业歧视。实际上,这意味着雇员可能因其与家庭状况有关的特殊情况而有权从雇主那里得到住宿,以至过度困难。关于雇员需要证明以根据家庭状况享有住所的权利的法律有些复杂,并且在各个司法管辖区中略有不同,但是它要求雇员提供更多的法律,而不仅仅是简单地指出他们有孩子并且正在工作。从家里。通常,他们必须在某种程度上证明他们已经履行了为孩子提供照料的法律义务,并且其他安排(例如替代照料者)是不可行的。个人喜好通常是不够的。

家庭身份住宿的例子包括减少工作时间以换取减少的工资;灵活的工作时间表;或改组职责。它也可以采取无薪工作保护假的形式。用人单位对什么是“合理的住宿条件”进行分析非常针对具体情况并且是个性化的。通常,雇主可以通过证明善意的职业要求来捍卫人权歧视主张,例如,员工的职责只能在标准工作时间内真正履行,而其他任何住宿都将给雇主带来“过分的艰辛” –或通过证明他们已经适应了雇员的家庭状况,直至遇到了不必要的困难。尽管“过度困难”的门槛很难达到,但并非不可能。

就业标准立法规定的工作保护假

根据适用的就业标准法律,许多司法管辖区都提供无薪的工作保护休假,以供照料,特别是当熟悉的成员患有严重疾病时。一些司法管辖区还颁布了特定的法定休假来处理COVID-19。这些因工作而请假的人可能会为寻求照料目的住宿的人提供,雇主应予以考虑。

COVID-19集线器

此更新是我们不断努力的一部分,以使您了解有关COVID-19的信息。检查我们的COVID-19 枢纽 以及我们的麦卡锡特劳特雇主顾问 博客 有关进一步的更新,包括对联邦和各省辖区的紧急立法和政府命令进行深入分析。如果您需要帮助,请与我们国家劳工局的任何成员联系& 就业机会 Team.

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