虚拟时代的股东大会程序–期待什么

在这个代理季节,许多加拿大上市公司将首次以虚拟形式召开年度股东大会。一些发行人可以通过其治理公司章程和文件说明文件召开仅虚拟会议,而另一些发行人则可能依赖在COVID-19危机背景下做出的政府或法院命令允许今年仅虚拟会议。如果您是第一次召开虚拟会议,并且感觉自己像进入未知世界,下面列出一些有关进行虚拟会议的注意事项,并讨论如何在这种情况下应用会议规则和程序。 

法定人数

有效进行会议的任何事务都需要法定人数。如果您正在召开虚拟会议,您可能已经得出结论,您的章程和适用的公司法规允许为建立法定人数而将参加会议的股东和代理股东虚拟地计为出席会议。法定人数通常仅由主席或管理层作为要求的最小股份持有人的默认代理持有人(即未以代理人形式注明另一人的情况)的存在而建立。如果您的章程还要求必须有最少人数参加会议,则您应采取步骤确保在会议开始时以注册股东身份或正式任命的最低人数登录虚拟会议站点。代理人,以便审核员可以确认存在法定人数并且会议可以继续进行。

会长

主席对于任何会议都是必不可少的,因为他或她将行使程序控制权。在主持人将要从远程位置主持虚拟会议的地方(可能是一个人),您可以考虑安排一个备用主持人,并准备好(带脚本)介入,以防止主持人享有第一主持权出于不可预见的原因(包括由于虚拟会议技术出现的问题)而无法在会议期间的任何时间参加会议。如果拥有优先权的个人无法出席或不出席会议,您的章程可指定由谁担任主席。否则,您可以准备让另一个人担任会议主席。

动作

就像举行物理会议一样,您可以考虑让一个或多个股东(可以是管理层成员或其他员工)准备提出有关业务和程序问题的动议,以确保有效而无缝地进行会议。他们必须是注册股东,或者如果是实益拥有人,则必须在会议之前任命自己为代理人,才能以虚拟参与者的身份登录。您应该与您的虚拟会议服务提供商进行协调,以确保这些人能够在适当的时间,最好是通过音频网络广播,有效地传达动作。

议案的附议是一种提高会议效率的做法(通过避免仅由一个人支持的事项来考虑)。在可能需要多个音频参与者进行协调的虚拟会议环境中,请考虑借调是否对您来说是必要的程序步骤(包括您的规章要求的情况)以及实际上是否对会议有益。  

休会与休会

In some ways, the conduct of a virtual meeting is more predictable and less subject to disruption than a physical meeting, particularly where the chairperson and management control the meeting audio. Nonetheless, the virtual element of the meeting brings some uncertainty, including as to the reliability of the virtual communication and voting platforms. As at a physical meeting, it will be the responsibility of the chairperson to ensure the proper conduct of the meeting in the face of unforeseen issues. You may want to be prepared with motions to recess or adjourn the meeting if there are issues with the communication or voting platforms, and consider what type or level of issue would compromise the proper conduct of the meeting such that the bringing of such a motion would be warranted. The chairperson or management will often hold sufficient votes by proxy to pass any such motion. Ideally a technician would be made available during the meeting to 地址 any technical issues that shareholders or proxyholders participating in the meeting may have.

表决

虚拟会议的举行方式应赋予股东与实际会议相同的权利,包括投票权。您可能需要花些时间在会议上解释虚拟投票程序,即使已经在管理通函(或随函寄出的插页)和/或会议网站上对此进行了解释。您还应该考虑在会议期间的什么时候正式开始和关闭在线投票,以确保为股东提供了对所有事项进行合理投票的窗口。如果您打算在会议上报告最终投票表,则在会议的工作和讨论已在收到监票员的最终报告之前结束时,要作空准备(这可能比在现场会议上花费的时间更长)会议)。

参与者的沟通能力

在会议上提出动议,提出问题以及与管理层沟通的能力是虚拟会议期间应提供的另一项基本股东权利。与投票一样,您应在会议期间解释与会人员如何与会议进行交流,何时回答问题以及设定任何适用的基本规则。您还应该考虑是否要允许客人在会议正式部分期间和/或之后提出管理问题。 我们希望大多数受益股份的所有者不会在会议之前进行过程序来正式任命自己为代理人,因此将以客人身份参加会议。

Given the relatively recent and quick adoption of the virtual meeting platform in the context of the COVID-19 pandemic, many companies may not feel as prepared for this year’s meeting as compared to well-practiced in-person meetings of prior years. If you nonetheless apply the same basic rules and principles, and 地址 any novel issue that arises with reasonableness and fairness, your meeting should be a success.

股东大会 虚拟年度股东大会

s

订阅

保持联系

Get the latest posts from this 博客

Please enter a valid 电子邮件 地址