新冠肺炎期间发生的内政部费用:员工可以扣除吗?

自从COVID-19大流行开始以来,许多企业都要求员工在家中工作。这些员工在自己的家中创造了工作空间,现在他们可以从这些工作空间执行工作职能。同样,许多人在家庭办公用品和设备上进行了投资。如果满足某些条件,则可以从2020纳税年度的工资中扣除与雇员家庭办公室有关的一些费用,雇主可以协助其雇员达到这些条件。

概要

  1. 在满足某些条件的前提下,员工可以从就业收入中的家庭办公室租金和在履行工作职责时直接消耗的用品成本中扣除(“内政部费用”),如果雇用合同要求员工支付这些费用。

  2. CRA指出,雇员与雇主之间的“默契”理解(即实际上是在履行雇佣职责的情况下必须进行的这种支付)就足够了。

  3. 扣除家庭工作空间相关费用的主要条件,例如租金,水电费和维护费用(以下简称“办公空间费用”) is that the employee must principally perform (i.e. more than 50% of) her work from that work space. The “principally performs” requirement will generally be met where an employee works from home more than 6 months of the calendar year, and will likely be met where an employee works from home more than 50% of the time in the period during which the employee is required to work from home (e.g. during the 新冠肺炎 lockdown). There is no similar “principally performs” requirement for expenses which are 不 in respect of a work space at home such as stationery items and long-distance 电话 calls (“耗材”)。

  1. 要申请扣除内政部费用,员工必须提交T2200表格以及员工的个人纳税申报表。 T2200表格由雇主签署,并证明该雇员的合同要求该雇员在履行工作职责时承担此类费用。 

  1. 如果雇员有权从就业收入中扣除内政部费用,则她可以获得这些费用所支付的GST或HST的回扣。

  2. CRA指出,在COVID-19的背景下,雇主可以向雇员偿还购买不超过500美元的个人计算机设备的费用,而这笔费用对雇员而言不是应课税利益。

分析

在下面 所得税法 (“ITA”) , 雇员可以从劳动收入中扣除合理的租金和其在履行劳动职责时消耗的消耗品的费用,但前提是该劳动合同要求该雇员提供和支付此类费用,而该雇员并非有权报销此类费用。[1] 此外,要扣除办公室空间费用,员工在家中的工作空间必须是员工主要履行职责的地方。[2]  

1.             “劳动合同规定”

雇员只有在“雇用合同要求”为雇员提供和/或付款时才可以扣除内政部费用。[3] 如果此要求明确包含在雇员与雇主的合同中,则很有帮助,但不必如此;此要求可能是隐含的雇用条件。[4] CRA指出,雇员与雇主之间的“默契”理解(即实际上是在履行雇佣职责的情况下必须进行的这种支付)就足够了。[5]

CRA还指出,在“正式的远程办公安排”下,即使是自愿参加的,也需要雇员在其家中提供工作空间并支付与提供该工作空间相关的一些额外费用。[6] 因此,在这种安排下,雇员应满足“雇用合同所要求的”条件,以供应和支付家庭办公室的费用。

如果企业在COVID-19大流行期间要求其雇员在家工作,则这类似于“正式的远程办公安排”,例如CRA指示要求员工提供工作空间的安排。按照这种安排,员工必须在自己的家中提供工作空间并承担办公室空间费用。雇主对其雇员进行在家工作的书面指示将有助于满足这一要求。

2.            办公空间费用

扣除办公空间费用的主要条件是,员工必须主要在该工作空间中执行其工作(即超过50%)。

(一个)          “主要表演”

在临时COVID-19在家工作安排中,“主要执行”要求是关键问题。

员工可以扣除办公室空间费用的条件受到以下限制:员工的工作空间必须是“主要执行”其工作职责的地方。[7] “主要”通常是指超过50%的时间。[8]

尚不清楚应使用什么时间来测试“主要执行”要求。 CRA指出,“应根据员工的雇佣合同的规定要求其工作的小时数”来确定员工在超过50%的时间内是否在家中履行职责 , 并且这些时间可能会受到加班或不同工作时间的影响。[9] 对于全职受薪雇员,这可能意味着该雇员在该日历年中的所有工作时间都将用于确定该雇员是否在超过这些时间的50%内履行其在家工作的职责。 [10] 换句话说,要满足这一要求,全职受薪雇员可能需要在一个日历年内在家工作总计6个月以上。 但是,CRA还指出:“在雇员满足一年中某个部分的资格标准的情况下,将允许对该部分进行合理的索赔。” [11]  因此,“超过50%的时间”也可能是指该雇员的雇佣合同要求其在家工作的时间段。在这种情况下,为了达到“主要履行”要求,在此期间,员工将需要在家中执行职务的时间超过50%。 魁北克省税务局表示,此测试已在当前情况下得到满足,并且他们正在魁北克省 税收法。[12]

许多企业在3月中旬左右实施了在家工作的任务。根据这些授权,许多员工被要求从那段时间的某个特定日期开始全职在家工作,直到现在一直如此。不确定这些任务将持续多长时间,并且随着威胁的减少,员工有可能开始以交错的方式回到办公室。 对于在一个日历年内总共不在家里工作超过6个月的雇员有资格扣除她的办公室空间费用,则后者是一项测试,是参照期间内的时间段来衡量需求的一项测试雇员的雇佣合同要求其在家中工作是正确的。 但是,这个问题并非毫无疑问,如果CRA在这个问题上提供进一步的指导,将会有所帮助。

如果满足“主要执行”的要求,则任何本可以扣除的办公空间费用(如下所述)均不得超过员工当年的受雇收入。[13]

(b)          什么是办公空间费用?

如果满足上述要求,则可以允许员工扣除其工作空间的租金和某些其他费用。租用其工作空间所在房屋的雇员可以扣除一部分合理的租金。[14] 另一方面,拥有她的房屋的雇员 不能 扣除以下任何一项:(i)她的工作空间的租金价值; (ii)资本成本津贴; (iii)抵押利息; (iv)财产税;或(v)保险费用。[15] 但是,无论是房租员工还是拥有房屋的员工,都可以扣除一部分合理的天然气,电,灯泡,清洁材料和小修费用。[16]

在确定可以扣除的某些成本时,通常必须同时考虑该空间用于工作的总时间比例和该工作空间所占用的房屋比例。如果成本仅与工作空间相关,则此规则不适用。但是,例如,如果该空间部分用作办公室,部分用作视频游戏室,则必须在分配费用时考虑这种划分。 [17] 例如,如果办公空间占员工房屋总表面积的25%,并且员工在80%的时间内将办公空间用于就业活动,则员工可以扣除20%(25%x 80%)的用品在家中使用,并支付员工租金的20%。[18]

3.            “供应”

“供应品”是指在履行职务时直接“用完”且“起不可或缺的重要部分”的材料。[19] 不得扣除任何资本支出(例如办公设备)。例如,“供应品”可以包括固定物品,邮票,墨粉,墨盒,街道地图和目录,但不包括公文包,计算器或计算机。[20]

Long-distance 电话 calls and cellular minutes that reasonably relate to the earning of employment income are deductible as supplies consumed.[21] 但是,根据蜂窝合同或网络访问,员工不得扣除电话线的月服务费。而是,员工只能扣除其账单中用于与就业有关的电话的那部分。

In the CRA’s view, internet access fees and a second 电话 line represent fixed costs, which 不能 be directly related to the use made in the performance of the duties of employment.[22] 关于蜂窝电话合同,CRA认为,因为服务提供商提供了如何使用蜂窝电话合同下的分钟的详细明细,但对于蜂窝数据却没有做同样的事情,因此员工只能证实用于工作目的但无法证实数据的蜂窝电话分钟数的比例。[23]

CRA指出,如果员工可以确定蜂窝电话仅用于就业目的,则可以扣除服务费,但是对于第二条电话线路或互联网访问计划,它并未做出让步。[24] 魁北克省税收局(Revenue Quebec)表示,可以根据员工的使用情况来扣除互联网费用。[25]

4.            表格T2200 –就业条件声明

希望扣除内政部费用的雇员必须具有由其雇主签署的T2200表格(就业条件声明)。[26] T2200表格中与这些目的相关的部分指定:

  1. 雇员的雇用合同要求她在履行工作职责时自费;
  2. 该等开支是否有津贴或偿还;
  • 雇员的雇用合同是否要求她将房屋的一部分(和百分比)用于工作。

雇主可以通过建议他们提交T2200表格的要求来帮助他们的雇员。雇主仅应在有合理理由提出索赔的情况下填写T2200表格,并且在雇用合同中有明示或暗示的要求,要求雇员在家工作和/或支付有关的特定雇用费用。[27] 表格T2200可以 要求雇主证明雇员在家中的工作空间是她“主要”履行其工作职责的地方。[28]

请注意,一名居住在魁北克的雇员希望根据魁北克的类似规定扣除其费用 税收法 必须根据该法律单独提交表格。[29] 魁北克税收局要求雇员提交雇主的证明(TP-64.3-V,一般雇佣条件)和雇员费用的账目(TP-59-V,受薪雇员和赚取佣金的雇员的雇用费用) ,或详细说明您的费用。)[30]

5.            消费税退税

如果雇员有权从其工作收入中扣除内政部开支,则她可以获得在这些开支上支付的商品及服务税或消费税的回扣。[31] 她可以通过填写表格GST370,员工和合伙人GST / HST退税申请表并在所得税申报表的45700行申请退税来申请退税。收到此类费用的GST / HST退税的员工必须在其收到的当年的收入中包括退税。

如果员工在某些与雇佣相关的支出上支付了GST或HST,并从其所得税申报表中扣除了这些支出,并且雇主是GST / HST的注册人,则该员工可能有资格获得GST / HST折扣。雇主不能是《上市规则》第IX款所定义的上市金融机构。 消费税法。[32]

6.            报销& Allowances

雇主可以代替雇员补偿他们在家工作所产生的费用。他们可以通过提供固定费率补贴或根据逐项收据向其雇员偿还费用来做到这一点。

雇员收到的用于支付其部分办公室空间费用的津贴将被视为应税福利,无论该雇员是否可以扣除办公室空间费用。[33]

根据员工已提交给雇主的收据,员工收到的针对员工购买的用品的报销通常不视为应税福利。规则是,只要费用是雇员履行其工作职责所必需的,就不会认为该雇员已获得应税福利。[34] 但是,如果费用同时包含个人和业务组成部分,或者具有混合性质,则必须根据业务与个人使用的比率进行合理分配。[35] 分配为个人的那部分将是应税收益,并且雇主将被要求报告并预扣付款的应税部分。

另一方面,员工收到的用于购买家用办公设备(例如办公家具或计算机设备)的报销通常是应税收益。这是因为,当雇主的报销涉及雇员购买和拥有的资产时,雇员将​​从援助中受益。[36] 但是,CRA承认,由于COVID-19而导致加拿大宣布进入紧急状态,已经促使许多没有必要计算机设备的员工进行远程办公。 [37] 在这种情况下,CRA指出,雇主偿还雇员购买的个人计算机设备以立即和适当地执行其工作的补偿,最高额度为$ 500,并且在出示收据后,不会给雇员带来应税收益。雇员,因为这种报销主要使雇主受益。[38]

 

***

[1] 所得税法, RSC,1985,c 1(第五增刊),s 8(1)(i)(ii),(iii)。加拿大税务局(“CRA”,解释公告IT-352R2“员工费用,包括家庭费用中的工作空间”(1994年8月26日)。

[2] ITA,同上, 第8(13)条。

[3] 同上 第8(1)(i)(ii)和(iii)条。

[4] 在CRA(《意见书》 9230748号文件(1992年11月9日))中,CRA的立场是基于法学,该法学总结为:如果在履行雇佣职责所需的条款和条件中有隐含要求,则无需在雇佣合同中明确写明要求; 2.即使雇员未遵守规定,要求也将是隐含的雇佣条件。导致解雇,但只会给员工带来不利的后果,例如不利的绩效考核。”

[5] IT-352R2, 同上 在第1段中注1。

[6] CRA,Views Doc 2011-0394321E5(2011年3月1日)。

[7] ITA,同上 注1,第8(13)(a)(i)条。第8(13)(a)(ii)项提出了一个替代性要求,即工作空间必须“仅在与该金额有关的期间用于从办公室或工作中赚取收入的目的,并用于定期和连续地在日常办公室或工作中与客户或其他人会面”。 CRA历来都认为必须亲自参加这些会议(2013-0481171E5)。鉴于当前的“物理距离”协议,CRA可能会修改其政策,但迄今为止尚未建议这样做。

[8] IT-352R2, 同上 在第1段中注1。

[9] CRA,Views Doc 2007-0227511E5(2007年12月13日)。

[10] 在税务高管协会/ CRA所得税联络会议(2010年12月7日)中,TEI询问了CRA的以下问题:“当前T2200表格的问题10…要求提供有关员工工作的“工作日”百分比的信息在他/她的家庭办公室…表格中未提及工作日,这意味着该员工必须主要在家里工作不少于每个工作日的50%,才能扣除家庭办公室的费用。由于个人的报告期是一个日历年, 我们认为,如果要求雇员在纳税年度内维持家庭办公室并在其工作时间中使用不少于50%的时间来使用家庭办公室,则可以扣除家庭办公室的费用 不管该办公室是否每天使用。因此,例如,如果雇员在该办公室工作每周平均超过两天半或每月平均两到三周,则该雇员应有资格获得家庭办公室费用减免。 …CRA会确认是否不需要雇员测试在纳税年度中每个工作日是否使用不少于50%的家庭办公室?如果是这样,CRA是否会修改表格T2200的问题10?”请注意,最新的表格T2200询问:“雇员在其家庭办公室履行的工作职责中大约占什么百分比?”。

[11] CRA,见Doc 9620507号文件(1996年9月20日),其中允许休假的雇员在当年可以工作的那部分扣除费用。 CRA说:“我们认为,该法令第8(13)(a)(i)项所述的条件满足了他在这段时间内在家中使用工作空间的需要……当[他]没有休假。”

[12] 魁北克税收局, “COVID-19: FAQ for Individuals” (last updated: May 5, 2020) <//www.revenuquebec.ca/en/coronavirus-disease-covid-19/faq-for-individuals>; 税收法,CQLR c I-3,第62.1节。

[13] ITA,同上 注1,第8(13)(b)条。

[14] 同上 第8(1)(i)(ii)条; IT-352R2, 同上 在第5段中注1。

[15] IT-352R2, 同上 在第1和第5段; 霍贝诉R, [2003] 2 CTC 2248; 莱斯特v R, 2011 TCC 543; CRA,《 视图s Doc 2000-0022015》(2000年5月17日)。

[16] IT-352R2, 同上 在第5段。

[17] 同上 在第7段。

[18] 魁北克税收局, 同上 注意事项12。

[19] ITA,同上 附注1第8(1)(i)(iii)条; IT-352R2, 同上 在第9段; CRA,Views Doc 2015-0603631I7(2016年7月19日)。

[20] CRA,指南T4044:就业费用(2019)。

[21] CRA,Views Doc 2016-0634351E5(2016年8月22日)。

[22] CRA,Views Doc 2009-0317611E5(2010年1月5日)。

[23] 同上

[24] 同上 2016-0634351E5, 同上 笔记21。

[25] 魁北克税收局, 同上 注意事项12。

[26] ITA,同上 注1,第8(10)条。

[27] CRA,Views Doc 2008-0276151E5(2008年9月26日)。

[28] 9620507, 同上 注11。

[29] 税收法,同上 注释12,第78条。

[30] 加拿大税务局 同上 注意事项12。

[31] 指南T4044, 同上 笔记20。

[32] RSC,1985,c E-15。

[33] CRA,Views Doc 2011-0402581I7(2011年7月12日)。

[34] CRA,《意见Doc 9511195》(1995年8月10日)。

[35] 同上ITA,同上 注释1,第6(1)(a)条.

[36] CRA,Views Doc 2011-0399171E5(2011年6月8日)。

[37] CRA,《意见书2020-0845431C6》(2020年4月22日)。

[38] 同上

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